لازم است قبل از غرفه سازی، اهداف حضور در نمایشگاه مشخص شود. برای مثال میتوان هدفهایی مانند معرفی محصول جدید، جذب مشتریان بالقوه یا افزایش آگاهی از برند را تعریف کرد. همچنین باید بودجه مورد نیاز را تخمین زد. انتخاب نمایشگاه مناسب نیز اهمیت زیادی دارد؛ کارشناسان توصیه میکنند رویدادی را انتخاب کنید که با اهداف و بودجه شرکت شما همخوانی داشته باشد. بهتر استبهمحض تایید نمایشگاه، در ثبتنام شرکت کنید تا از تخفیفهای اولیه و اختصاص بهترین موقعیت غرفه بهرهمند شوید
طراحی و ساخت غرفه
در این مرحله، ایده و طرح کلی غرفه تعیین میشود. طرح غرفه باید جلوه برند را به خوبی منتقل کند و توجه بازدیدکنندگان را جلب نماید. به نقل از Exhibitor Magazine: (طراحی غرفه زمانی موفق است که داستان برند را در چند ثانیه روایت کند.) رعایت یکپارچگی برند (رنگها، لوگو، شعار) و متمرکز بودن روی پیام اصلی اهمیت زیادی دارد.
بهتر است طراحی پس از تعیین دقیق پیام و استراتژی غرفه انجام شود؛ به عبارت دیگر طراحی باید از استراتژی پشتیبانی کند نه اینکه آن را رقم بزند. برای بررسی بهتر طرح، میتوانید از مدلهای سهبعدی و پیشنمایش دیجیتال استفاده کنید تا اشکالات احتمالی مشخص شوند.
برنامهریزی لجستیک و حملونقل
به نقل از freeman: (برنامهریزی زودهنگام مهمترین عامل موفقیت در اجرای غرفه نمایشگاهی است.) مدیریت لجستیک نمایشگاه شامل هماهنگی حملونقل داخلی و بینالمللی، انتقال کالا به محل نمایشگاه، نصب غرفه و برچیدن آن، انبارداری و تهیه امکانات (برق، آب و…) است.
دقت کنید زمان حملونقل نمایشگاهی غیرقابل تغییر است و متریال ساخت غرفه باید در بازه زمانی مشخصی به محل نمایشگاه برسد، در غیر این صورت فرصت حضور در نمایشگاه از دست خواهد رفت. علاوهبر این موارد لازم است برای نمایشگاههای بینالمللی اسناد گمرکی کاملی تهیه شود تا از تاخیر جلوگیری گردد.
